Programa de presupuestos, pedidos, albaranes y facturas
Prepare ofertas, registre pedidos y sirva mercancía total o parcialmente en GestiónPYME. Conecte cada entrega con su factura, aplique las condiciones del cliente y consulte el origen y los destinos de los documentos.
- Presupuesto → Pedido20 unidades pendientes de servir.
- Albaranes: 8 + 12 unidadesSe registra cada salida del almacén.
- Factura de ambas entregasGenera recibos sin repetir la salida.
Cada documento explica una parte de la venta
El presupuesto recoge la oferta; el pedido controla lo pendiente; el albarán registra la entrega; la factura reúne los importes y genera sus recibos. El recorrido puede adaptarse: no es obligatorio utilizar los cuatro documentos en todas las ventas.
Guía basada en la ayuda de GestiónPYME: «Facturación: Ciclo de compras y ventas», «Presupuestos de ventas», «Pedidos de ventas», «Albaranes de ventas», «Facturas de ventas», «Clientes», «Artículos» y «Portes: Peso y coste del envío».
Ejemplo: servir 20 unidades en dos albaranes y facturarlos juntos
Parte de 50 unidades físicas y prepara una oferta de 20. El cliente confirma el pedido y recibe primero 8 unidades y después 12. La factura agrupa ambas entregas. Cambie la etapa para comparar documentos, existencias y cantidades pendientes; no hay otras compras o ventas en este caso.
Siga el recorrido de la oferta PV-12
Ejemplo interactivo con datos ficticios. Explica un recorrido; no es una pantalla del programa ni registra documentos.
Presupuesto PV-12 · oferta de 20 unidades
- Stock físico
- 50 unidades
- Pendiente de servir
- 0 unidades
- Stock previsto
- 50 unidades
- Recibos de la factura
- Todavía no hay factura en este recorrido.
El presupuesto recoge la oferta. En este ejemplo no hay pedido ni salida de mercancía todavía.
Deslice la tabla para ver todas las columnas →
| Etapa | Stock físico | A servir | Previsto |
|---|---|---|---|
| Presupuesto PV-12 | 50 | 0 | 50 |
| Pedido PE-20 | 50 | 20 | 30 |
| Albarán AV-42 · sirve 8 | 42 | 12 | 30 |
| Albarán AV-43 · sirve 12 | 30 | 0 | 30 |
| Factura FV-86 · de albaranes | 30 | 0 | 30 |
Facturar los albaranes no vuelve a restar las 20 unidades. Generar los recibos de la factura tampoco significa que el cliente ya haya pagado.
Qué documento crear y desde dónde
Deslice la tabla para ver todas las columnas →
| Documento | Para qué sirve y qué origen admite |
|---|---|
| Presupuesto | Registra la oferta al cliente; también puede utilizarse como proforma. |
| Pedido | Se crea directamente o desde un presupuesto. Controla lo pendiente de servir. |
| Albarán | Se crea directamente, desde presupuesto o desde pedido. Registra la salida física de las unidades entregadas. |
| Factura | Se crea directamente, desde presupuesto, desde pedido o agrupando albaranes. Genera recibos según la forma de pago. |
Si la factura no procede de albaranes, registra la salida de stock. Si procede de ellos, la salida ya ocurrió y no se repite.
Cómo preparar, servir y facturar una venta
Prepare la oferta con los datos del cliente
Ventas → Presupuestos → AñadirSeleccione el cliente y revise la divisa, tarifa, forma de pago, descuentos y condiciones de envío propuestas. Introduzca los artículos, cantidades, almacén, precios y descuentos lineales.
Registre el pedido confirmado
Ventas → Pedidos → Añadir → Desde presupuestoPuede partir de la oferta o crear el pedido directamente. El pedido controla las unidades pendientes de servir. Consulte St. físico, St. a recibir, St. a servir y St. previsto al pie de las líneas.
Registre cada entrega con sus cantidades
Ventas → Albaranes → Añadir → Desde pedidoSeleccione el pedido y los artículos y cantidades que entrega. Puede servirlo total o parcialmente. En el ejemplo, el primer albarán descuenta 8 unidades y deja 12 pendientes; el segundo entrega las restantes.
Agrupe las entregas en la factura
Ventas → Facturas → Añadir → Agrupar albaranesRevise los albaranes de origen. En las líneas aparece Sre/núm. albarán. La factura no repite la salida de existencias y crea los recibos con importes y vencimientos según la forma de pago.
Notas visibles y observaciones internas
Notas aparece en el documento impreso. Interno permite anotaciones privadas. Para habilitar Notas por línea, active la opción en Empresas → Varios; Ctrl + Enter permite bajar de línea.
Identificación en la entrega
Registre las tallas y colores, lotes o números de serie que correspondan a los artículos servidos. Puede consultar su ubicación y el stock de otros almacenes.
Devoluciones
El manual indica usar cantidades negativas para las devoluciones, sin cambiar el signo del precio. La entrada de stock no se repite al facturar un albarán de devolución.
Cómo aplicar tarifas y condiciones de cada cliente
Configure las condiciones habituales
Ficheros → Clientes → FacturaciónAsigne la divisa, forma de pago, descuentos y una de las cuatro tarifas de venta: A, B, C o D. Puede abrir Precios personalizados para definir precios y descuentos lineales de artículos concretos para ese cliente.
Compruebe la propuesta de precio
Documento de venta → Cliente / Artículo / PrecioLa tarifa asignada propone el precio del artículo y, cuando procede, de la talla. Un precio personalizado del cliente tiene prioridad sobre la tarifa. Si no hay precios definidos, se utiliza el último precio de venta.
Revise importes y condiciones del documento
Documento de venta → Líneas / Pie de páginaDistinga el descuento lineal del artículo de los descuentos generales comercial y por pronto pago. Revise portes, forma de pago y totales antes de completar el documento. Los valores del cliente se proponen al seleccionarlo y pueden revisarse en la operación.
Deslice la tabla para ver todas las columnas →
| Cliente | Configuración | Precio propuesto |
|---|---|---|
| Cliente Uno | Tarifa A: 35,00 €; sin precio personalizado | 35,00 € |
| Cliente Dos | Tarifa A: 35,00 €; personalizado: 32,00 € | 32,00 € |
El precio personalizado del Cliente Dos prevalece sobre su tarifa A. Configure precios y descuentos en la ficha del cliente.
Cómo calcular los portes por peso y zona
Defina la tabla de la agencia
Ficheros → Agencias de transporteDé de alta la agencia, describa las zonas e introduzca los tramos de peso en kilogramos y sus costes por zona.
Indique el peso de cada artículo
Ficheros → Artículos → Estadísticas → Peso brutoRegistre el peso unitario en kilogramos. El documento calcula el peso total del material a partir de los artículos y cantidades.
Asigne agencia y zona al destinatario
Ficheros → Clientes → EntregasSeleccione Terceros en Forma de envío, elija la agencia y su zona. Si existen varias direcciones de envío, puede asignar una zona a cada dirección.
Revise e incluya el cargo de envío
Documento de venta → Portes → Incluir en facturaCompruebe agencia, zona, peso e importe. Incluir en factura traslada el importe calculado al campo Portes del pie. Al facturar albaranes se presenta el peso total de su material y el importe total.
Deslice la tabla para ver todas las columnas →
| Hasta este peso | Zona A | Zona B |
|---|---|---|
| 2 kg | 5,00 € | 8,00 € |
| 5 kg | 6,00 € | 9,00 € |
| 10 kg | 7,00 € | 10,00 € |
4 kg supera el primer tramo y entra en el de hasta 5 kg: zona B, 9,00 €. Según este ejemplo del manual, un peso superior al último tramo utiliza el coste de la última fila.
Preguntas frecuentes sobre documentos de venta
¿Tengo que pasar siempre por los cuatro documentos?
No. El manual permite crear pedidos directamente o desde presupuestos; albaranes directamente, desde presupuestos o pedidos; y facturas directas, desde presupuestos, desde pedidos o agrupando albaranes.
¿Puedo entregar un pedido de venta en varias veces?
Sí. Al crear un albarán desde un pedido puede seleccionar artículos y cantidades a servir. Un pedido puede relacionarse con varios albaranes o facturas y se controla la cantidad pendiente de servir.
¿Facturar un albarán vuelve a descontar el stock?
No. La salida ya se registró con el albarán. Una factura que no procede de albaranes sí disminuye el stock físico.
¿Qué precio se propone al seleccionar un artículo?
Se usa la tarifa A, B, C o D asignada al cliente. Si existe un precio personalizado para ese cliente y artículo, tiene prioridad sobre la tarifa. Si no hay un precio definido, el manual indica que se recurre al último precio de venta.
¿La factura registra también el cobro?
Al generar la factura se crean uno o varios recibos según su forma de pago, con sus importes y vencimientos. Eso no equivale a registrar el cobro: en el ejemplo de esta guía los recibos quedan sin cobrar.
¿Puedo calcular el envío según peso y zona?
Sí. Defina los costes por peso y zona en la agencia, el peso bruto de cada artículo y la agencia y zona del cliente o dirección de envío. En el documento, Incluir en factura traslada el importe calculado al campo Portes.
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