Software de compras y proveedores para pymes
Registre ofertas de proveedores, prepare pedidos y controle recepciones parciales en GestiónPYME. Relacione la mercancía recibida con sus facturas y mantenga los precios y condiciones de cada proveedor.
- Pedir 20 unidadesQuedan pendientes de recibir.
- Recibir 12 y después 8Dos albaranes registran las entradas.
- Agrupar en una facturaLa mercancía no entra otra vez.
Controle qué ha pedido, qué ha recibido y qué le han facturado
Una compra puede llegar en varias entregas. El pedido, los albaranes y la factura permiten seguir cada parte del proceso sin confundir una cantidad encargada con una entrada física.
Guía basada en la ayuda de GestiónPYME: «Proveedores», «Artículos», «Presupuestos de compras», «Pedidos de compras», «Albaranes de compras», «Facturas de compras» y «Almacén: Control de stocks».
Ejemplo: recibir un pedido de 20 unidades en dos entregas
Parte de 40 unidades físicas y pide otras 20. El proveedor entrega primero 12 y después las 8 restantes. Cambie la etapa para ver cómo varían las existencias y lo pendiente. El ejemplo no tiene otros pedidos ni movimientos.
Siga el pedido PC-18 y sus recepciones
Ejemplo interactivo con datos ficticios. Explica un recorrido; no es una pantalla del programa ni registra documentos.
Pedido PC-18 · 20 unidades
- Stock físico
- 40 unidades
- Pendiente de recibir
- 20 unidades
- Stock previsto
- 60 unidades
- Recibos de la factura
- Todavía no hay factura en este recorrido.
El pedido registra 20 unidades pendientes de recibir. Las existencias físicas siguen siendo 40.
Deslice la tabla para ver todas las columnas →
| Etapa | Stock físico | A recibir | Previsto |
|---|---|---|---|
| Pedido PC-18 | 40 | 20 | 60 |
| Albarán AC-25 · recibe 12 | 52 | 8 | 60 |
| Albarán AC-26 · recibe 8 | 60 | 0 | 60 |
| Factura FC-31 · de albaranes | 60 | 0 | 60 |
La previsión es físico + pendiente de recibir − pendiente de servir. Aquí no hay cantidades pendientes de servir.
Cómo preparar proveedores, condiciones y precios
Registre los datos y las condiciones habituales
Ficheros → ProveedoresDé de alta el proveedor y complete sus datos de contacto y dirección fiscal. En Facturación, defina la divisa, forma de pago y descuentos acordados. En Entregas, indique portes y forma de envío: nuestros medios, sus medios o terceros.
Al seleccionar el proveedor en un documento, se proponen sus valores predeterminados. Revise las condiciones de esa compra concreta.
Asocie proveedores a cada artículo
Ficheros → Artículos → ProveedoresIntroduzca el coste unitario, el descuento lineal y la fecha de actualización. Marque Habitual en el proveedor que utiliza normalmente. Puede guardar S/Ref. y Descripción del proveedor para remitirle pedidos con sus propios códigos y descripciones.
Compruebe el precio que propone el documento
Documento de compra → Líneas → Artículo / Precio / Dto.Al seleccionar el artículo, se propone el coste y descuento de ese proveedor. Si trabaja con tallas, se utiliza la talla seleccionada. Cuando no hay un precio prefijado, se recurre al último precio de compra.
Configure la actualización de costes si la necesita
Ficheros → Empresas → Varios → Actualizaciones automáticasEl manual permite decidir si los costes introducidos en albaranes y facturas de proveedores actualizan los precios del fichero de artículos. El comportamiento depende de esa configuración.
Deslice la tabla para ver todas las columnas →
| Proveedor | Coste unitario | Dto. lineal | Coste neto |
|---|---|---|---|
| Proveedor Norte · habitual | 30,00 € | 10 % | 27,00 € |
| Proveedor Sur | 29,00 € | 0 % | 29,00 € |
El neto del primer proveedor es 30,00 − 3,00 = 27,00 €. Las condiciones se registran para cada proveedor del artículo.
Cómo pasar de la oferta a la factura de compra
Registre la oferta y prepare el pedido
Compras → Presupuestos / Compras → Pedidos → AñadirEn Presupuestos registre la oferta del proveedor. Puede crear el pedido directamente o a partir de un presupuesto existente. Revise artículo, cantidad, precio, descuento y almacén.
S/Ref. en el encabezado identifica el documento recibido del proveedor; es distinto de la referencia de proveedor del artículo.
Registre las cantidades realmente recibidas
Compras → Albaranes → Añadir → Desde pedidoSeleccione el pedido y decida si recibe todo el material o solo ciertos artículos y cantidades. Cada albarán registra la entrada física correspondiente. En el caso ilustrativo, el primero incorpora 12 unidades y el segundo, 8.
Cree la factura con los documentos de origen
Compras → Facturas → Añadir → Agrupar albaranesEl manual contempla facturas directas, desde presupuesto, desde pedido o agrupando albaranes. Si factura albaranes, no se repite su entrada de stock. Si la factura no procede de albaranes, sí aumenta el stock físico.
En las líneas de una factura procedente de albaranes se muestran Sre/núm. albarán y Albarán Ref. proveedor, para identificar las recepciones de origen.
Revise los recibos que genera la factura
Factura de compra → Forma pago / Compras → RecibosAl generar la factura se crean uno o varios recibos, con sus importes y vencimientos según la forma de pago. Crear esos recibos y registrar su pago son pasos distintos.
Cómo consultar pendientes y preparar la reposición
Compruebe lo que queda por recibir
Documento de compra → St. a recibir / Stock almacenesAl pie de las líneas consulte stock físico, pendiente de recibir, pendiente de servir y previsto. El botón junto a St. a recibir muestra los pedidos con cantidades pendientes; Stock almacenes permite revisar el desglose por almacén.
Liste los artículos que necesitan reposición
Informes → Almacenes → Control de stocks / Artículos pendientesDefina mínimos y máximos en la ficha del artículo, sección Almacenes. Filtre artículos bajo mínimo o sobre máximo en Control de stocks y consulte cantidades pendientes de recibir o servir en Artículos pendientes.
Prepare pedidos a proveedores habituales
Compras → Pedidos → GenerarLa generación de pedidos permite reponer hasta mínimos o máximos y preparar compras bajo demanda a partir de pedidos de venta. Compruebe los pedidos y cantidades al organizar la reposición.
Localice el origen y los destinos de un documento
Listado de compras → Seleccionar documento → EnlacesLa consulta relaciona presupuesto, pedido, albaranes y facturas. En el ejemplo puede seguir el pedido PC-18 hasta las dos recepciones y la factura que las agrupa.
Notas para el proveedor y notas internas
El campo Notas del documento aparece en la impresión. El apartado Interno permite anotaciones privadas que no se imprimen.
Devoluciones de compra
El manual indica introducir la cantidad en negativo, en lugar de poner el precio negativo. El albarán de devolución retira las unidades; una factura procedente de ese albarán no repite el movimiento.
Preguntas frecuentes sobre compras y proveedores
¿Puedo recibir solo una parte de un pedido de compra?
Sí. Al crear un albarán desde un pedido puede seleccionar artículos y cantidades recibidas. Un pedido puede relacionarse con uno o varios albaranes o facturas, mientras se controla lo pendiente de recibir.
¿Un pedido de compra aumenta el stock físico?
No. El pedido registra la cantidad pendiente de recibir. El albarán de compra aumenta las existencias físicas; una factura de compra que no procede de albaranes también las aumenta.
¿Facturar los albaranes vuelve a incorporar la mercancía?
No. La entrada ya se registró con los albaranes. La factura procedente de esos documentos no repite el movimiento de stock.
¿De dónde sale el precio de compra propuesto?
De los precios de coste y descuentos del proveedor en Ficheros → Artículos → Proveedores, incluida la talla cuando corresponda. Si no hay un precio prefijado, el manual indica que se recurre al último precio de compra.
¿Puedo generar pedidos para reponer el almacén?
Sí. En el listado de Compras → Pedidos, el botón Generar permite preparar pedidos a proveedores habituales para reponer hasta mínimos o máximos, o atender la demanda de pedidos de venta.
¿Cómo consulto qué documentos están relacionados?
Seleccione el documento en el listado de compras y pulse Enlaces. La consulta muestra su origen y destinos, por ejemplo el presupuesto del que procede un pedido y sus albaranes o facturas.
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